Una duda que tienen la mayoría de los nuevos emprendedores es cómo hacer las facturas.

Estarás obligado a emitir factura siempre y cuando tu cliente, sea un profesional o un empresario y que actúe como tal o bien cuando tu cliente así te lo exija. También estarás obligado a conservar una copia de las facturas de venta (las emitidas), y de las facturas de compras (las recibidas).

Tipos de facturas.

  • Facturas ordinarias: Es la normal, la que documenta cualquier operación de compraventa de bienes o servicios.
  • Factura rectificativa: Se usa para resolver algún error que hayamos podido cometer en la factura ordinaria.
  • Factura recapitulativa: Es la suma de distintas operaciones económicas dirigidas a un mismo destinatario realizadas en un periodo de tiempo determinado.
  • Factura electrónica: Es igual que cualquier otra, pero en soporte electrónico. También se llama e-factura.
  • Factura proforma: Es un borrador de la factura ordinaria. Se realiza antes de finalizar la venta.
  • Según los requisitos legales necesarios, también podemos distinguir entre: facturas completas y simplificadas

Dependiendo de la actividad del autónomo, podremos encontrarnos con varios tipos de facturas.

  • Facturas con IVA o facturas sin IVA: Ello dependerá de si la actividad que desarrolla el autónomo está o no sujeta a IVA. Por ejemplo, las facturas emitidas por los centros de salud privados, no llevarán IVA.
  • Facturas con retención o facturas sin retención: Ello dependerá de si la actividad la realiza un profesional, las facturas emitidas por estos deberán de llevar retención siempre que el destinatario sea un profesional o un empresario. Es profesional, el autónomo que está dado de alta en la segunda sección del epígrafe IAE. La retención será del 15%, pero durante el año que se produce el alta del autónomo y durante los dos años siguientes, la retención será del 7%.

Pongamos algún ejemplo.

  • Un autónomo, que realiza una actividad, comprendida en la primera sección del IAE, por ejemplo, un taller de lavado de coches (epígrafe 751.5), deberá de emitir factura con IVA y sin retención. Base imponible = 100 euros, IVA = 21 euros, Total = 121 euros.
  • Un autónomo profesional (segunda sección IAE), por ejemplo, un procurador deberá de realizar sus facturas con IVA y sujetas a retención (cuando sean emitidas a empresarios o profesionales). Base imponible = 100 euros, IVA = 21 euros, Retención = 15 euros, Total = 106 euros. Cuando se facture a un particular, se facturará sin retención y el Total = 121 euros.

Datos que debe de contener la factura.

  • La denominación expresa de FACTURA.
  • Los datos tanto del emisor, como del remitente. Nombre, apellidos, dirección, DNI o CIF, teléfono, etc.
  • La fecha de emisión de la factura. Deberán de seguir un orden cronológico.
  • El número de factura. Es muy importante que cada factura tenga su número, que además deberá ser correlativo de la serie de factura. La primera factura emitida del ejercicio fiscal, deberá ser la número 1.
  • El concepto. El motivo por el cual se expide la factura.
  • La base imponible, el IVA, la retención y el importe total.
  • La forma de pago, en efectivo, mediante domiciliación bancaria, etc.

¿Durante cuánto tiempo tengo que conservar las facturas?

Hoy día son una minoría las empresas y los autónomos que conservan las facturas físicamente, debido a los avances de la tecnología, pero ya sea física o electrónicamente, debemos de conservarlas durante algunos años, ya que nos las pueden reclamar.

Según el artículo 30 del Código de Comercio, “los comerciantes conservarán los libros, correspondencia, documentación y justificantes concernientes a su negocio, debidamente ordenados, durante seis años a partir del último asiento realizado en los libros”. Sin embargo, la Agencia Tributaria, obliga a conservar la documentación durante cuatro años, que es el plazo máximo de prescripción de los impuestos.

Por ejemplo, si una empresa presenta en enero de 2016 la liquidación del IVA del cuarto trimestre de 2015, según la legislación fiscal deberá de conservar las facturas y justificantes de esa liquidación hasta enero de 2019. A partir de esa fecha, la documentación ya no podrá ser exigible por la Agencia Tributaria. Aunque si lo será desde el punto de vista mercantil.

Puntualizar que la conservación de las facturas de elementos del inmovilizado, tienen un tratamiento diferente, ya que no podrán destruirse mientras se estén practicando amortizaciones.

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